電話代行サービスの月額はなぜ増える？実額を決める2つの上限

こんな方へ: 夜や作業中の電話に出られず、月々ワンコインの電話代行を考えている駆けつけ業の方 読むと分かること: 月額の安さに惑わされずに実際の請求額を出す方法と、申し込む前に必ず聞く一言

作業中に出られなかった電話を折り返すと、先に別の業者へ取られている。その繰り返しが嫌で電話代行を探すと、月々ワンコインという表示額が目に入ります。

これは入口の値段だと考えてください。夜と土日に着信が寄る駆けつけ業では、その額のまま収まる見込みは低いです。

申し込む前に見るのは、料金表の大きな数字ではありません。その下にある小さな2行です。

• 月額に含まれる電話の本数。何本まで受けて、超えたら1本あたりいくら足されるか
• 夜間と土日祝の扱い。最初から入っているのか、別料金の追加なのか

この2行を各社ぶん書き出し、自社の先週1週間の着信を当てはめてから比べます。数え方と渡し方は、このあとに書きます。

なぜ表示額と請求額が離れていくのか

電話代行サービスの元手は、通話そのものではありません。人が席に座って待っている時間です。

深夜や休日は、一人の担当が受ける本数が昼より減ります。待つ時間に対して、鳴る回数が少ない時間帯だからです。

そのため多くの会社で、深夜と休日は「1本あたりいくら」ではなく「その時間帯を開けておくための月額」として別立てになります。昼だけなら思い切った安値が成り立ち、夜を足した瞬間に段が変わるのは、これが理由です。

受注20件でも電話が50本になる数え方

もう1つの落とし穴は、本数の数え方です。多くの会社は「受けた電話の本数」で数えます。次のような電話も1本に入ります。

• 営業電話や間違い電話
• 相手が名乗る前に切れた無言の着信
• 同じお客様からの2回目、3回目の確認

駆けつけ業は、1件の受注が決まるまでに電話が2〜3本かかります。「今どこですか」「追加はどうなりますか」という電話も、すべて本数に乗ります。

受注が月に20件でも、受けた電話は40本、50本になります。含まれる本数が20〜50本ほどのプランなら、ここで超えます。

含まれる本数は、たいてい月ごとに切り替わります。余っても翌月へ繰り越せません。月の前半に大雨や寒波で電話が集中すると、後半はまるごと超過分として計算されます。

実際に払う額は、次の足し算です。

項目	中身
基本の月額	決められた本数まで受ける値段
超過分	含まれる本数を超えた1本ごとの追加
夜間・休日	22時以降や土日祝を受けるための追加
通話料	転送や折り返しで自社側にかかる分

一番下は代行会社ではなく、自分が契約している電話会社から請求が来ます。見積もりを見比べるときに抜けやすい部分です。

あわせて、最低の利用期間と初めにかかる費用も、小さい字で書かれています。ここも同じ紙に書き出してください。

小さい字の言い方は会社ごとに違います。「基本受電数」「月間コール数」など、同じ意味でも呼び名が変わります。書き出すときは、呼び名ではなく数字だけをそろえます。

先週1週間の着信を4つの時間帯で数えるには

やることは1つです。今日、着信履歴を開いて、直近1週間を次の4つに振り分けて数えてください。

• 平日の8時から18時
• 平日の18時から22時
• 22時から翌8時まで
• 土日祝の終日

紙の裏でも構いません。4つの数字が出たら、それぞれを4.3倍します。それが1か月の見込み本数です。

1週間にする理由は2つあります。曜日の偏りが1周すること、そして数え終わることです。

1か月をさかのぼると、途中で手が止まります。止まった集計は、無いのと同じです。スマホの着信履歴は古いものから消えていくので、始めるのは来週ではなく今日です。

同じ番号から短い間に何度もかかっているときは、まとめて1本ではなく、鳴った回数のまま数えます。代行の請求も、鳴った回数で数えられるからです。

広告用の番号と会社の代表番号を分けている場合は、時間帯ごとに番号も分けて数えます。代行に回すのは広告用の番号だけ、という契約にできることがあります。そのときは対象の本数が減ります。

料金表を読み比べずに見積もりを取る順番

4つの数字が出たら、料金表の読み比べはやめてください。その数字をそのまま各社の問い合わせ欄に貼るほうが早いです。

時間帯ごとの本数を書き、この本数で1か月使ったときの総額と内訳を教えてほしい、と添えます。

この順番を選ぶのは、条件の違いが金額の差になって返ってくるからです。料金表の読み比べは、小さい字の言い方が会社ごとに違うため、時間がかかるわりに揃いません。

自分の本数を渡せば、相手が自社の料金表に当てはめて計算します。回答が来ない会社は、その時点で候補から外せます。

自分で読み比べる価値があるのは、深夜の本数がほぼゼロだった場合だけです。そのときは昼のプランで足ります。比べる項目も、含まれる本数だけになります。

夜の受付を足すかどうかの決め方

夜間の追加を足すかどうかは、割り算で決めます。追加にかかる費用を、月の夜間の本数で割ります。夜の電話1本を受けるための費用が出ます。

それを、夜に受けた仕事1件で手元に残る利益と見比べます。何本に1本決まれば釣り合うかが、そこで見えます。

夜を切らずに費用を抑える形もあります。AIが応答して、症状と急ぎかどうかを会話で聞き取ります。住所と希望の時間まで聞いて、朝までに折り返しの予約として渡す形です。

急ぎの電話と、AIが迷った電話だけ、決めた携帯へその場で転送します。この形を選ぶ場合も、転送する条件を先に決めておく点は同じです。

契約前に必ず聞く一言と、値段を下げる順番

一番多いつまずきは、含まれる本数を超えたあとの動きを確かめないことです。格安のプランには2つの型があります。超えた分を課金する型と、上限に達したら受付を止める型です。

止まる型は、忙しい月の後半に受付そのものが消えます。請求が増えるより痛い事故です。

「含まれる本数に達したあと、その先の電話はどうなりますか」。この一言を、申し込む前に聞いてください。

もう1つは、表示額に近づけたくて夜間の追加を外してしまうことです。夜は留守電に戻せば、たしかに安く収まります。ただ、それでは今と何も変わりません。

安くする順番が逆です。削るのは深夜ではなく、平日の昼です。昼は社内で出られる日があり、出られなかった分だけ回す形にできます。

3つ目は、取り次ぎの範囲を決めずに始めることです。夜中に何を聞いて、どこまで自分へ回すのかを決めていないと、全部の電話が転送で戻ってきます。取り次ぎが多いほど、自社側の通話料も積み上がります。

1か月後に請求書と自分の数字を並べる

導入から1か月たったら、請求書の内訳と、自分が数えた4つの本数を横に並べます。

請求側の本数が多ければ、営業電話や無言の着信が数に入っています。数えない扱いにできるかを聞いてください。

あわせて、夜間に受けた電話のうち何本が訪問につながったかを、受注台帳で数えます。この2つが揃えば、続けるかどうかを数字で決められます。時間帯の区切りを変える判断も、同じ数字でできます。