留守電メッセージ例文：番号だけの伝言をなくす20秒の頼み方

こんな方へ: 留守電の例文をそのまま録音したのに、朝に残るのが番号だけで困っている方 読むと分かること: 伝言に「どこで・何が・どの番号に」を残してもらう20秒の文面と録り方

留守電の文面から「ご用件をどうぞ」を消してください。代わりに、発信音のあとで話してほしいことを3つだけ名指しで頼みます。

• 市区町村（どこで困っているか）
• 今どうなっているか（水が止まらない、鍵が回らない、など）
• かけ直してよい電話番号

案内は20秒に収めます。頼む項目は3つより増やさないでください。増やすほど相手は途中で覚えきれなくなり、結局「折り返しください」だけが残ります。

伝言が「折り返しください」で終わるのはなぜか

夜中に困ってかけてきた人は、発信音が鳴った瞬間に何を言うか決めていません。「ご用件をどうぞ」と言われると、自分で要点をまとめる必要があります。慌てている人にはそれが難しく、いちばん短い「折り返しください」と番号で済ませてしまいます。

つまり、伝言が一行で終わるのは相手が不親切だからではありません。発信音のあとに何を言えばいいか、案内が指示していないからです。「1つ目、市区町村」と言われれば、人はその順に答えを埋めていけます。

もう一つ見落としやすい点があります。困っている人は、同じ夜に何社かへ続けて電話しています。どの会社にも同じ短い伝言を残すので、朝に折り返しても「どこの会社だっけ」となり、知らない番号として出てもらえません。

頼むのが「3つだけ」でいいのはなぜか

留守電は一方通行です。聞き逃した項目があっても、かけてきた人は聞き返せません。一度聞いただけで覚えていられるのは、せいぜい3つほどです。

項目を5つ並べると、次のことが起きます。

• 最初の項目を話すころには、後ろの項目を忘れている
• 案内が長くなり、発信音の前に切られる
• 全部を言おうとして言葉に詰まり、途中で切る

だから、朝いちばんに動くために欠かせない3つに絞ります。3つにはそれぞれ役目があります。

頼む項目	朝にそれで決められること
市区町村	対応できる地域か、何分で着けるか
今どうなっているか	先に折り返すべきか、後でよいか
かけ直してよい番号	確実につながる先。画面に出た番号と違うことがある

番地までの住所は頼みません。留守電に住所を全部吹き込むのは長く、ためらう人も多いからです。市区町村だけなら数秒で言えます。

「ご用件」ではなく「今どうなっているか」と聞くのにも理由があります。用件を聞かれると「修理をお願いしたい」で終わりがちです。今の様子を聞かれると「床に水が広がっている」のように、急ぎかどうかが分かる言葉が出てきます。

20秒の留守電メッセージ例文と録り方

次の文面をそのまま使ってください。屋号の部分だけ差し替えれば録音できます。

お電話ありがとうございます。［屋号］です。
ただいま作業中のため、電話に出られません。
発信音のあとに、3つだけお話しください。
1つ目、市区町村。
2つ目、今どうなっているか。
3つ目、折り返してよい電話番号です。
確認しだい、こちらからおかけします。

ゆっくり読むと、およそ20秒になります。録るときは次の3点を守ってください。

• 「1つ目」「2つ目」の前で一拍おく
• 3つの項目だけ、少し声を大きくする
• 録ったら自分の携帯からかけて、時計で長さを測る

25秒を超えたら、あいさつの部分を削ります。3つの項目は削らないでください。

「確認しだい」は「朝8時に」のような時刻に変えても構いません。ただし、守れない時刻は言わないでください。約束の時刻を過ぎると、その間にほかの会社へ頼まれてしまいます。

折り返しで出てもらうための最初の一言

3つがそろった伝言があれば、折り返しの最初の一言が変わります。「中野区の、キッチンの水が止まらない件でお電話しました」と言えば、相手はすぐに思い出せます。屋号だけを名乗るより、話を聞いてもらえます。

携帯番号が残っていれば、かける前に短いメッセージを送るのも効きます。「先ほどの中野区の水漏れの件で、今からお電話します」と送るだけです。知らない番号に出ない人でも、送った直後の着信には出てくれやすくなります。

3つで足りない分はどこで聞くか

留守電で頼むのは3つまでです。では、名前や番地、来てほしい時間は誰が聞くのか。答えは「会話で聞き返せる受付」です。

留守電は聞き返せませんが、AI受付は会話の中で一つずつ聞いていけます。言い間違えた番号も、読み上げて確かめられます。夜のうちに聞き取れるのは次の4つです。

• 住所
• 困っている様子
• 急ぎかどうか
• 来てほしい時間

聞き取った内容は、朝までに折り返しの予約として手元に届きます。水があふれている電話や閉じ込めの電話は、決めておいた人の携帯へその場で回せます。朝は、届いた内容を人が短く確かめて動くだけです。

留守電を今夜すぐ書き換えるのが、いちばん手早い一歩です。そのうえで夜の着信が多く、3つでは足りないと感じたら、聞き足りない分をAI受付に任せる形に寄せてください。

書き換えで失敗しやすい2つのこと

1つ目は、丁寧にしようとして前置きを足すことです。営業時間やホームページの案内を入れると、発信音までが長くなります。困っている人は待ちきれず、何も残さずに切ってしまいます。

2つ目は、「念のため」と項目を足すことです。お名前やご住所を加えたくなりますが、4つ目を足した時点で前の項目が抜け始めます。名前は、折り返しの電話で最初に聞けば十分です。

書き換えが効いたかの見分け方

書き換えてから2週間、朝に残っていた伝言を数えてください。見るのは次の2つだけです。

• 3つの項目がそろっていた伝言の割合
• 折り返しの電話に出てもらえた割合

書き換える前より両方が上がっていれば、文面は効いています。「折り返しください」だけの伝言が残り続けるなら、まず案内が長すぎないかを疑ってください。