留守電メッセージ例文：番号だけの伝言をなくす20秒の頼み方

こんな悩み、ありませんか？

• 朝に聞くと「折り返しください」と番号だけ。どこの何の件か分からない
• 折り返しても「どの件でしたっけ」と言われ、話がかみ合わない
• 名前や住所も聞こうと案内を足したら、長くなってしまった

留守電の文面から「ご用件をどうぞ」を消してください。代わりに、発信音のあとで話してほしいことを3つだけ名指しで頼みます。

• 市区町村（どこで困っているか）
• 今どうなっているか（水が止まらない、鍵が回らない、など）
• かけ直してよい電話番号

案内は20秒に収めます。頼む項目は3つより増やさないでください。増やすほど相手は途中で覚えきれなくなり、結局「折り返しください」だけが残ります。

場面1: 夜中の伝言が「折り返しください」だけ

浩二さんの場面を、4コマ漫画で見ていきます。登場する人と場面は、起こりうる流れを分かりやすくするために作った例です。実在の人や会社ではありません。

夜中に台所の水が止まらなくなったお客さんが、浩二の店に電話をかけました。浩二は夜の現場で作業中で、電話は留守電につながりました。

この場面で役に立つのは: 下の、伝言が「折り返しください」で終わる理由を書いた節です。発信音のあとに何を話せばよいかを案内で頼んでおけば、お客さんも迷わずに済みました。

伝言が「折り返しください」で終わるのはなぜか

夜中に困ってかけてきた人は、発信音が鳴った瞬間に何を言うか決めていません。「ご用件をどうぞ」と言われると、自分で要点をまとめる必要があります。慌てている人にはそれが難しく、いちばん短い「折り返しください」と番号で済ませてしまいます。

つまり、伝言が一行で終わるのは相手が不親切だからではありません。発信音のあとに何を言えばいいか、案内が指示していないからです。「1つ目、市区町村」と言われれば、人はその順に答えを埋めていけます。

もう一つ見落としやすい点があります。困っている人は、同じ夜に何社かへ続けて電話しています。どの会社にも同じ短い伝言を残すので、朝に折り返しても「どこの会社だっけ」となり、知らない番号として出てもらえません。

頼むのが「3つだけ」でいいのはなぜか

留守電は一方通行です。聞き逃した項目があっても、かけてきた人は聞き返せません。一度聞いただけで覚えていられるのは、せいぜい3つほどです。

項目を5つ並べると、次のことが起きます。

• 最初の項目を話すころには、後ろの項目を忘れている
• 案内が長くなり、発信音の前に切られる
• 全部を言おうとして言葉に詰まり、途中で切る

だから、朝いちばんに動くために欠かせない3つに絞ります。3つにはそれぞれ役目があります。

頼む項目	朝にそれで決められること
市区町村	対応できる地域か、何分で着けるか
今どうなっているか	先に折り返すべきか、後でよいか
かけ直してよい番号	確実につながる先。画面に出た番号と違うことがある

番地までの住所は頼みません。留守電に住所を全部吹き込むのは長く、ためらう人も多いからです。市区町村だけなら数秒で言えます。

「ご用件」ではなく「今どうなっているか」と聞くのにも理由があります。用件を聞かれると「修理をお願いしたい」で終わりがちです。今の様子を聞かれると「床に水が広がっている」のように、急ぎかどうかが分かる言葉が出てきます。

20秒の留守電メッセージ例文と録り方

次の文面をそのまま使ってください。屋号の部分だけ差し替えれば録音できます。

お電話ありがとうございます。［屋号］です。
ただいま作業中のため、電話に出られません。
発信音のあとに、3つだけお話しください。
1つ目、市区町村。
2つ目、今どうなっているか。
3つ目、折り返してよい電話番号です。
確認しだい、こちらからおかけします。

ゆっくり読むと、およそ20秒になります。録るときは次の3点を守ってください。

• 「1つ目」「2つ目」の前で一拍おく
• 3つの項目だけ、少し声を大きくする
• 録ったら自分の携帯からかけて、時計で長さを測る

25秒を超えたら、あいさつの部分を削ります。3つの項目は削らないでください。

「確認しだい」は「朝8時に」のような時刻に変えても構いません。ただし、守れない時刻は言わないでください。約束の時刻を過ぎると、その間にほかの会社へ頼まれてしまいます。

場面2: 朝の折り返しで「どの件でしたっけ」と言われる

翌朝、浩二は留守電に残っていた番号に折り返しました。

この場面で役に立つのは: 下の「折り返しで出てもらうための最初の一言」の節です。伝言に今の様子が残っていれば、最初の一言で何の件かを伝えられ、かける前に短いメッセージを送っておくこともできました。

折り返しで出てもらうための最初の一言

3つがそろった伝言があれば、折り返しの最初の一言が変わります。「中野区の、キッチンの水が止まらない件でお電話しました」と言えば、相手はすぐに思い出せます。屋号だけを名乗るより、話を聞いてもらえます。

携帯番号が残っていれば、かける前に短いメッセージを送るのも効きます。「先ほどの中野区の水漏れの件で、今からお電話します」と送るだけです。知らない番号に出ない人でも、送った直後の着信には出てくれやすくなります。

3つで足りない分はどこで聞くか

留守電で頼むのは3つまでです。では、名前や番地、来てほしい時間は誰が聞くのか。答えは「会話で聞き返せる受付」です。

留守電は聞き返せませんが、AI受付は会話の中で一つずつ聞いていけます。言い間違えた番号も、読み上げて確かめられます。夜のうちに聞き取れるのは次の4つです。

• 住所
• 困っている様子
• 急ぎかどうか
• 来てほしい時間

聞き取った内容は、通話ごとに手元に届きます。水があふれている電話や閉じ込めの電話から、先に折り返せます。朝は、届いた内容を人が短く確かめて動くだけです。

留守電を今夜すぐ書き換えるのが、いちばん手早い一歩です。そのうえで夜の着信が多く、3つでは足りないと感じたら、聞き足りない分をAI受付に任せる形に寄せてください。

場面3: 丁寧にしたつもりの留守電が長くなる

その夜、浩二は妻と一緒に、留守電の案内を録り直すことにしました。

この場面で役に立つのは: 下の、書き換えで失敗しやすいことをまとめた節です。名前や来てほしい時間は留守電に足さず、折り返しの電話や会話で聞き返せる受付で聞くと先に決めておけば、録り直さずに済みました。

書き換えで失敗しやすい2つのこと

1つ目は、丁寧にしようとして前置きを足すことです。営業時間やホームページの案内を入れると、発信音までが長くなります。困っている人は待ちきれず、何も残さずに切ってしまいます。

2つ目は、「念のため」と項目を足すことです。お名前やご住所を加えたくなりますが、4つ目を足した時点で前の項目が抜け始めます。名前は、折り返しの電話で最初に聞けば十分です。

書き換えが効いたかの見分け方

書き換えてから2週間、朝に残っていた伝言を数えてください。見るのは次の2つだけです。

• 3つの項目がそろっていた伝言の割合
• 折り返しの電話に出てもらえた割合

書き換える前より両方が上がっていれば、文面は効いています。「折り返しください」だけの伝言が残り続けるなら、まず案内が長すぎないかを疑ってください。